Forside    Nyheder    Bookmark and Share
 

FUNKTIONSBESKRIVELSER FOR DE SÆRLIGE UDVALG

2015-06-18 20:25
DER ER ETABLERET I AABENRAA RIDEKLUB MED HENBLIK PÅ AT VARETAGE BESTEMTE ANSVARSOMRÅDER

(Beskrivelserne vil blive revideret løbende når behov herfor påvises)

Generelt for alle udvalg

Hvert enkelt udvalg skal udpege en person, der referer til et af bestyrelsens medlemmer.
Der skal laves et referat, når udvalget har holdt møde, hvoraf det fremgår, hvad man har drøftet og besluttet. Referatet skal sendes til bestyrelsen.
Når der afvikles arrangementer med udgifter og/eller indtægter, skal der straks udarbejdes et regnskab, der vedlagt dokumentation for udgifterne og indtægterne (kvitteringer o. lign.) sammen med overskuddet udleveres til klubbens kasserer.
Efter alle arrangementer skal der ryddes op.
Arrangementer offentliggøres på klubbens hjemmeside, klubbens Facebook side, evt. på Sydjyske Rideklubbers Facebookside samt ved opslag på Mønterhøj. Der kan endvidere gratis annonceres på https://www.aabenraa.dk/media/559204/goer-reklame-for-dit-arrangement.pdf og på Jydske Vestkystens ”Det sker.”

Stævneudvalg
Stævneudvalget har til opgave at sørge for afvikling af mindst et årligt stævne.
Udvalget vælger stævnets art, fastsætter tidspunktet for dets afvikling samt sørger for planlægningen og afviklingen.
Opgaven med at afvikle stævnet indebærer, at udvalget blandt klubbens øvrige medlemmer, disses forældre, familie eller venner indhenter tilsagn om bistand ved stævnets afvikling. Det er således udvalget, der beskriver og fordeler de enkelte opgaver blandt hjælperne.
Udvalget leder afviklingen af stævnet, således at hjælperne under afviklingen kan få den nødvendige instruktion.
Før et stævne annonceres, er det udvalgets ansvar, at planlægningen er så vidt gennemført, at behovet for hjælpere er defineret, og at der er indhentet bindende tilsagn fra det nødvendige antal hjælpere.

Kantineudvalg
Kantineudvalget har ansvaret for, at der i forbindelse med stævner og andre aktiviteter på Mønterhøj er mulighed for at deltagere og gæster kan købe mad og drikke.
Det indebærer, at udvalget blandt egne medlemmer eller blandt klubbens øvrige medlemmer indhenter bindende tilsagn om i et nærmere angivet tidsrum at stå for salget i kantinen.
Udvalget skal endvidere træffe beslutning om hvilke varer, der skal forhandles og sørge for indkøb af disse i byens butikker. Der må ikke sælges varer indkøbt i Tyskland. Med Rema 1000 i Rugkobbelcentret er det muligt at levere varer i uåbnet emballage retur, hvorfor mest muligt købes der, eller hvor tilsvarende aftale kan indgås.
Det vil endvidere være fint, hvis udvalget kan arrangere salg fra kantinen på dage, hvor der typisk er en del tilskuere f.eks. ved springning, og når forældre kommer med børnene på trækkerholdene og gerne vil købe en kop kaffe. En fast dag med fælles spisning ville også være godt for det sociale samvær og klubbens økonomi.

Juniorudvalg
Udvalget arrangerer aktiviteter for klubbens juniormedlemmer, f.eks. kurser, filmaften i rytterstuen, tur til stævner eller andre hestearrangementer. Arrangementerne kan naturligt afvikles i samarbejde med et eller flere af de andre udvalg.

Aktivitetsudvalg
Aktivitetsudvalget har ansvaret for, at der årligt afvikles et passende antal aktiviteter for klubbens medlemmer og eventuelle gæster.
Udvalget bestemmer arten om omfanget af disse aktiviteter.
Opgaven med at afvikle en aktivitet indebærer, at udvalget blandt dets egne medlemmer eller klubbens øvrige medlemmer, disses forældre, familie eller venner indhenter tilsagn om bistand ved aktivitetens afvikling. Det er således udvalget, der beskriver og fordeler de enkelte opgaver blandt hjælperne.
Udvalget leder afviklingen af aktiviteten, således at hjælperne under afviklingen kan få den nødvendige instruktion.
Før et arrangement annonceres, er det udvalgets ansvar, at planlægningen er så vidt gennemført, at behovet for hjælpere er defineret, og at der er indhentet bindende tilsagn fra det nødvendige antal hjælpere.

Forskønnelsesudvalg
Udvalget passer blomsterkrukker, hjælper med lettere vedligehold så som at skifte et bræt i barrieren, feje gulvene, rive grusbelagte arealer o.s.v.

Automatudvalg
Udvalget har til opgave sørge for, at der til enhver tid kan købes slik m.v. fra automaten.
Det indebærer at udvalget skal holde automaten funktionsduelig, sørge for med passende mellemrum at fylde den op med varer købt i byens butikker (ikke i Tyskland) samt tømme den for penge, der afleveres til kasseren mod dennes kvittering.
Kasseren udbetaler efter anmodning et beløb til udvalget, så der kan købes ind. Kvitteringer for indkøb afleveres til kassereren sammen med ikke brugte penge.

Udvalget for layout og design
Udvalget sørger for at dokumenter som diplomer, prislister, blanketter, annoncer, opslag o.s.v. får et pænt layout.
Udvalget kan trække på bistand fra Ina, som kan sætte dokumenterne op til mangfoldiggørelse.

Sponsorudvalget
Udvalget skaffer præmier til arrangementer og stævner.
Vedtaget af bestyrelsen den 27. maj 2015
Aabenraa Rideklub Mønterhøj | Mønterhøjvej 41, 6200 Aabenraa  | aabenraarideklub@mail.dk