Referat fra bestyrelsesmøde den 10. februar 2016

Deltagere: Solvejg, Annette, Lisbeth, Pia og Hans Henrik

1. Regnskab 2015

Udkast til regnskabet for 2015 blev gennemgået, godkendt og underskrevet af bestyrelsen. Det afleveres nu til den generalforsamlingsvalgte revisor, Johannes Nicolaysen.

2. Budget 2016

Forslag til budget blev gennemgået. Efter enkelte ændringer udviser det indtægter på kr..613000 og udgifter på kr. 560.000 Forslaget blev herefter vedtaget.

3. Generalforsamlingen den 9. marts 2016

Hans Henrik sørger for behørig indkaldelse.

Annette sørger for, at der vil være tydelig skiltning ude på Østermarkvej, så de, der ønsker at deltage i generalforsamlingen, kan finde frem til mødelokalet. Endvidere sørger Annette for indkøb af kaffe mm.

4. Forslag om sammenlægning af stævneudvalget og cafeteriaudvalget

Solvejg, som har fremsat forslaget, oplyste, at det vil være en fordel af hensyn til kommunikationen mellem de, der skal planlægge og afvikle et stævne, og de, der skal sørge for cafeteriet, at udvalgene slås sammen. Det besluttedes derfor at sammenlægge udvalgene til et stævne- og cafeteriaudvalg.

5. Adgang til hallerne ved stævner

Solvejg, som havde ønsket drøftelsen, oplyste, at adgangen til hallerne i forbindelse med afvikling af stævner er afskåret i for vidt og unødvendigt et omfang. Solvejg henviste til, at 80 procent af klubbens indtægter (når bortses fra det kommunale tilskud) hidrører fra banekortbetalere, og at afviklingen af stævnerne ikke giver overskud.

Lisbeth tager en snak med stævne- og cafeteriaudvalget om at planlægge stævnerne således, at der i videre omfang kan rides i hallerne, selv om der er stævne.

6. Afregning af banekort med Hallen

Besluttet at banekortindtægterne fra hallens opstaldere fremover kan afregnes til Hallen som betaling for benyttelse af ponyboksene og pleje af banerne.


7. Ponyerne og ponyundervisningen
Pia, som havde ønsket drøftelsen, oplyste, at hun har fået henvendelser, om at ponyerne ikke passes ordentligt med foder. Det kan bestyrelsen imidlertid ikke tiltræde. Rent faktisk er ponyerne overvægtige, sandsynligvis fordi de fodres, når nogen kommer forbi og ser, at der ingen foder er i boksen. Men sagen er den, at klubben har en aftale med Bettina om pasning af ponyerne, og der er ingen anledning til at antage, at Bettina ikke har styr på tingene. Tværtimod må det henstilles, at ingen fodrer ponyerne uden efter aftale med Bettina.
Endvidere er der oplysninger om, at der kan være problemer med, at undervisere ikke møder, således at eleverne kommer forgæves eller skal undervises af ”den der nu lige kan springe til. ” Solvejg tager en snak med Bettina om sagen.

8. Underskrivelse af dokumenter til brug for skift af pengeinstitut

Bestyrelsen underskrev dokumenterne.

9. Eventuelt
Intet til referatet.
10. Næste møde i bestyrelsen

Bestyrelsen mødes næste gang en time før generalforsamlingen den 9. marts 2016.
Den 18. februar 2016

Hans Henrik